Generell administrasjon

Opprett medlem/ kunder

Her kan administrator opprette brukere til egen organisasjon ved å fylle ut alle opplysninger for den nye medlemmer i skjemaet «opprett bruker» som du finner når du som administrator er logget inn  i  HavnaMi. det som er viktig å huske er å fylle inn alle opplysninger om brukeren som er markert med rød stjerne. En må også velge hvilken organisasjon og marina brukeren skal være inn meldt i.


Se medlem

Når du åpner se medlem menyen vil en kunne hente ut informasjonen om kunder og medlemmer så som: Medlemsnummer-kundenummer- reskontronummer- organisasjon-havn-båtplass nummer- fornavn- etternavn- E-post- mobilnummer- adresse- postnummer- poststed- land-kontonummer- fødselsdato- dato for oppretting- dato for oppdatering alle disse opplysningene kan administrator skrive ut som excel-fil eller eksportere som csv fil.


Her kan også administrator redigere oppføring av kunde/medlem eller her kan en også slette en oppføring. For å slette en oppføring så må alle data så som båtplass oppføring, ordre fakturaer være slettet og nullstilte, medlem/kunden kan også være tilknyttet andre havner i systemet selv om dens oppføring blir slettet i denne organisasjon.    

             

SMS utsending

I menyen se medlem kan en aktivere funksjonen send SMS. Dette gjøres ved å aktivisere den blå menyknappen «Send SMS» en blir da løftet over til SMS funksjonen- i dette bildet kan en velge å sende SMS til alle kunder/medlemmer eller til enkelt medlemmer, Dette gjør med noen få tastetrykk.


Skriv inn den ønsket tekst, velg mottakere fra listen over og trykk på send, SMS en vil da bli sendt til de utvalg som er gjort. Det vil også være mulighet til å sende SMS melding samtidig som faktura sendes ut på E-post. Her legges det inn en standard tekst som sider at det er en faktura klar på din E-post.


Rediger egen organisasjon

I denne funksjonen kan en redigere egen organisasjon, sånn som hvem innen organisasjonen som skal ha e-post meldinger når kunder/medlemmer melder seg inn i havnene, søker båtplass, sier opp båtplass, her legger en også inn den url som henviser til havnas lover og regler, setter opp vedlikeholder faktura serier og kontonummer. Administrator kan også opprette enkelte lenkehenvisninger og hvem som skal ha tilgang til disse.


Min organisasjon

Her får en oversikt over bestillinger-opprett dugnad og dugnadslister


Bestillinger

Denne funksjonen gir deg oversikt over bestillinger som er gjort historisk i egen organisasjon og hvilke bestillinger som er blitt kansellert historisk.


Opprett dugnad

Med funksjonen opprett dugnad kan dugnadsansvarlig i en havn legge inn de som har utført dugnad. Her kan dugnadsansvarlig føre opp flere personer og med antall timer utført dugnad. Timene vil da bli automatisk overført til funksjonen Dugnad.


Dugnad

I dette bildet har en full oversikt over utførte dugnad for hver person, hvor mange timer og når vedkommende har utført dugnad. Her kan en velg forskjellige parameter sånn som dato for utført dugnad, antall timer, og en kan sende dugnadstimene over til ordresystemet.


Dugnad beregning

Her er en kommet over til ordre delen når en da søker opp en person som har utført dugnad vil dugnadstimene automatisk bli skapt som et negativt tall og trekkes automatisk fra den utfakturerte summen slik at eventuelt årsleien blir redusert med antall utført dugnad.


Opprett hall

Det er en funksjon som fungerer for de havnene som har vinterlagring av båter i hall, det vil si varmt eller kaldt lager. Hallene opprettes av systemadministrator og når en hall er opprettet kan administrator bygge opp hallen og vedlikeholdes av administrator.


Haller

Her har administrator oversikt over alle hallene som havna innehar. Her har administrator rettigheter til å redigere hall og bygge den oppetter behov. Når administrator går inn på en Hall vil han få opp et bilde der det er oppført de reolene som er i Hallen. Hver reol inneholder antall hyller som en reol har.


Rediger reol

En reol har antall hyller som administrator har designet, administrator kan tildele rettigheter til superbruker som kun har anledning til å tildele hylle plass, og superbruker har ikke rettigheter til redigering.


Administrator kan redigere hver hylle individuelt slik som bredde, lengde og høyde, dette for å gi kubikk mål for hver hylle plass. Administrator og superbruker kan også legge inn vekt på fartøy i hver hylle.


Opprett kontraktsmal

I menyen ordre er det en nedtrekks meny for å opprette kontraktsmal. Hver havn kan opprette kontraktsmaler som gjelder for hver enkelt salgbar leie plass sånn som båtplass, lagerleie, leie av parkeringsplass, opplagringsplass etc.


Kontraktsmalen kan redigeres som et vanlig Word dokument og referer til hver enkelt person med navn og adresse, samt båtplass eller leieobjekt som havna måtte ønske. Kontraktsmalene legges inn første gang av Systemadministrator og kan vedlikeholdes av administrator for hver havn.


Kontraktsmal

I ordremenyen kan en også gå inn å se kontraktsmalene som hver enkelt marina/havn har opprettet. Kontrakts mal er personrelatert med signatur felt. Den er for tiden ikke mulig og signere elektronisk, men det jobbes med dette. Slik at den må skrives ut for så å kunne signere denne.


En kontraktsmal kan også opprettes i kundebildet og sendes direkte til kunden uten å måtte knytte denne til en ordre/faktura.


Se havner/marinaer

Denne funksjonen er slik at en kan gå inn på en havn selv om en ikke er kunde eller medlem og søke opp eventuelt ledige båtplasser. Eksempel ved å skrive i søkefeltet 3.5 da vil en kun se dersom det er 3.5m plasser ledig i den aktuelle båthavn/marina. En kan da sende forespørsel om leie eller en må opprette seg som medlem/kunde av havna alt etter hva som er satt opp som kriterier for leieavtalen.


Send SMS

Denne funksjonen fungere slik at en havn som har fått åpnet denne modulen, finner den under menyvalget medlemmer/kunder og videre se medlemmer/kunder. Her er det mulighet til å skrive SMS melding opptil 106 tegn, dersom denne mengden tegn overskrides vil meldingen bli delt opp i to SMS er.


Administrator kan velge å sende til alle medlemmer, alle medlemmer med båtplass, enkelte medlemmer på utvalgte pirer eller til en eller flere samtidig.

I feltet send melding skriver en inn den ønskede teksten, en får se selve meldingen i feltet forhåndsvisning av meldingen. Når meldingen er ferdig, trykker en bare på send SMS til de utvalgte mottakerne. En vil da få beskjed om at meldingene er sendt til x antall kunder/medlemmer.


Opprett produkt

Under menyvalget ordre finner en i nedtrekks meny opprett produkt, her kan en fylle ut i feltene hvilken havn produktet gjelder for, produktnummer (valgfritt), hvilken hovedboks konto produktet skal føres mot. Navn på produktet, beskrivelse av produktet, produkt type, her er det valg om det skal være Dugnad eller bare reint produkt.


Hvilken enhets betegnelse produktet skal ha valgfritt. Pris eks mva., under mva. sats kan en velge ingen mva., da vil ikke systemet beregne mva., og en kan velge lav sats 10%, redusert sats 15% og generell sats 25% eller ingen mva.-beregning.


I neste felt vil den prisen som vil bli overført til ordren vises og kan ikke redigeres. En kan her velge om produktet skal være gjentagende da vil dette produktet bli gjentatt alt ette hvilke valg som blir gjort på ordredelen. Valget aktiv vil gjøre slik at produktet vil bli aktivt i systemet. 


Se produkter

I ordre menyen har et valg som gir administrator anledning til å se samtlige produkter som organisasjonen har. Her har administrator full oversikt over de produktene: Produktnummer, hvilken havn som produktene gjelder for, navn på produkt, om produktet er aktivt, kolonne for pris eks mva. og inkl. mva., hovedbokskonto, når produktet er opprettet + mange flere som en finner i hamburgermenyen, her kan en velge å eksportere data til Excel fil, om en skal skrive ut alle eller de som en velger ut som synlige produkter.


En kan i dette bildet foreta enkelt justering av produktet eller slette produktet, denne funksjonen sletter produktet permanent og er ikke reverserbart. En har også en funksjon som heter utfør prisjustering, her velger en de produktene enkeltvis eller alle og kan da foreta prisjustering enten som prosent justering eller tallverdi. Her er det ikke angre funksjon, men en kan dersom en har valgt et feil produkt som ikke skal prisjusteres gå inn på det enkelte produkt å foreta justeringen for dette.


Opprett ordre

Denne funksjonen er under menyen Ordre. Her kan en velge den kunden eller medlemmet som skal ha ordre. Mens en registrerer ordre har den status som kladd. Forfallsdatoen er hentet fra organisasjons oppsett og kan velges der antall dager til forfall. Men dette vises i kladden en kan velg at ordren skal faktureres senere, da vil den automatisk bruke dagens dato på fakturaen med nytt forfall som er bestemt i organisasjons oppsett.


Systemet henter ut referanseperson eller en kan overstyre dette feltet med eget valg. Her velger en om ordren skal inneholde en leiekontrakt den vil da bli auto utfylt med kundens data. Dersom  det er leie av båtplass eller strøm avregning så kan en velge her den båtplassen ordren skal gjelde for eller en kan føre opp flere båtplasser slik at ordren blir utvidet med å gjelde flere plasser eller produkter.


Fakturalinje i en ordre indikerer det produkt dom en velger ut fra prislisten. En å selv fylle inn antall feltet, fritekst feltet er for frivillig utfylling, helt til høyre er det et kryss i et rødt felt her kan en slette den aktuelle produkt linjen. Så lenge som ordren er ikke er oversendt til faktura.


Når ordren er opprettet har man tre valg en kan oppdatere ordren med. Forhåndsvise ordren, den vil da bli åpnet som en PDF-fil og kan skrives ut. Og så har man et tredje valg det er å overføre ordren til faktura da er ordren låst og kan ikke redigeres, en kan kun kreditere fakturaen.


Se ordre

Når en går inn i menyvalget vis ordre har man også mange valgmuligheter alt etter hva organisasjonen har valgt, her kan en fakturere, sende den ut som e-post vedlegg, eksportere den som CSV/ Excel fil, overføre den til regnskapssystem eller faktureringssystem, eller en kan velge som postutsendelse da vil deg bli sendt over til en bedrift som foretar utskriving til vanlig faktura med girodel for så å konvoluttere og sende fakturaen per post.


I denne modulen vil en ha muligheter til å bestille OCR løsning noe som gjør at systemet sender forespørsel til bank en til to ganger i døgnet, denne tjenesten krever KID nummer del og er en tilleggstjeneste.


Gjentagende ordre

Ved å velge gjentagende ordre på den aktuelle ordren setter man ønskede ny forfalls intervall eks måned, kvartal, halvår eller år. Da vil fakturaen automatisk få et nytt forfall etter valgt intervall og den aktuelle dato som fakturaen er fakturert første gang.


Kredidtnota (ordre) innbetalt forskudd

Når en kunde sier opp båtplassen så vil det automatisk opprettes en kreditnota (ordre) hvis kunden har betalt inn forskudd.
Forskudd finnes på kundekortet. Kreditnota må enten benytte produktet som heter "Innbetalt forskudd" hvis det finnes, eller opprette nytt produkt med samme navn. Prisen skal settes på det samme som er ført inn på "Innbetalt forskudd" på kundeprofilen.


Innbetalt forskudd

På kundekortet kan administrator føre opp evntuelt "Innbetalt forskudd" eller dersom organisasjonen ønsker å kalle forskuddet for "Depositum"  må det gis beskjed til Sysadmin at organisasjopnen ønsker endring på dette feltet. For en må huske at det i produkt må opprettes et likelydende navn slik at systemet kan hente inn den riktige referansen. 


Opprett interessepunkt

Når en skal opprette et interessepunkt vil en få en innlogg kode som fører deg over til registerings skjema. Der du legger inn firmaets opplysninger og aksepterer betalingsløsningen. Etablerings kostnad per interessepunkt er etter avtale.  Når dette er gjort vil en bli løftet over til selve interessepunkt designeren.


Interessepunkt

Denne tjenesten er en betal tjeneste som må bestilles gjennom HavnaMi. Denne tjenesten er åpen for alle type service tjenester og informasjonstjenester som er nyttig for båtbrukere som ferdes på sjø og som har interesse av slike opplysninger. Pris for hvert interessepunkt er beregnet med en sum per mnd. eks mva.



Opprett interessekategori

Her sender du en e-post til: post@havnami.no der du skriver hvilken interessekategori som mangler i vårt sortiment, vil da opprette en ny kategori som passer til ditt firma og tjeneste.


Interessekategori

Interessekategori forteller hvilken type tjeneste som din bedrift eller organisasjon har å tilby brukerne av systemet HavnaMi.


Opprett dugnad

Her kan en opprette utført dugnad for de havnene som ikke har kalenderfunksjonen gjennomført i systemet.


Meldinger

Når du er inne på egen organisasjon og åpner DropDown menyen, nederst i denne vil du finne menyen «Meldinger». Her vil du som administrator se de meldinger som er kommet inn fra dine kunder/medlemmene i din organisasjon. Disse er merket med emne, navn på kunde/medlem dato og klokkeslett når meldingen var sendt. Ved å trykke på forstørrelses glasset vil du kunne lese hele meldingen og du kan svare på denne ved å trykke på symbolet ved siden av. Det vil da bli lagt inn i loggen når besvarelsen ble utført.  Administrator kan svare på meldingen ved å trykke på symbolet send svar, dette vil da fungere som en vanlig E-post melding til kunden/medlem. Denne svar mailen vil også bli logget i systemet. og ved å trykke på øyesymbolet vi en kunne se svaret som ble gitt.


Administrering av melding

Ved å trykker på «forstørrelses glasset» under handling så ser du meldingen som kunden sender deg.

Dersom du ønsker å svar kunden, trykker du på «fly symbolet» under handling så får du opp en svar mail du kan skrive inn det som du ønsker eller du kan lime inn en tekst som du ønsker å bruke og sende til kunden.

Trykker du på «øyet» under handling ser du ditt tidligere svar til kunden.


Notater

Et felt som administratorer kan bruke når en går inn på en kunde/medlem å åpner kundekortet. I toppmenyen på kundekortet vil en få opp en meny som heter «Notater» Her kan administrator eller superbruker innen organisasjonen legge inn personlige notater som gjelder denne kunden/medlemmet.


Husk dette er kun synlig for Administrator og Superbruker. Og gjelder kun den kunden/medlemmet som er knyttet til dette personkortet.


Vaktliste

Her kan administrator sette opp vaktliste som er tilgjengelig for alle kunder/medlemmer av hver enkelt marina. Ved å klikke på en gitt dato får en opp et skjema som heter «Legg til hendelser»

Emnefeltet brukes til å legge inn den informasjonen/beskrivelsen over det oppdraget som gjelder for tidsrommet som velges.


Dato feltet bestemmer start dato og slutt dato.  Fra - Til er for å angi klokkeslett når vakten starter og når den slutter det vil si varigheten av vakten. «Antall plasser» angir antall personer som trenges per vakt. «Beskrivelse» her er et fritekst felt som en kan benytte til den informasjonen som trenges for hvert vakt oppdrag.


Autoutfyll av vaktliste

Det er også mulighet til å få funksjonen autoutfylling av vaktlisten. Når denne funksjonen er aktivert for organisasjonen kan systemet, ut fra de valg som administrator velger, fylle ut vaktlisten automatisk for flere måneder eller for en gitt periode. Administrator kan også velge å flagge ut de som er fritatt for vakt systemet vil da hoppe over disse personene. Systemet vil følge fra det båtplass nummeret administrator velger og så velge to personer for hvert døgn, dette vil gjøres fortløpende i den perioden som er valgt. Systemet sender ut en sms til hver person i vaktlaget dagen før vakten skal finne sted. Vaktlistene kan også skrives ut som PDF, der vil hver person som skal ha vakt de aktuelle dato stå oppført med navn og mobilnummer. på kalenderen i systemet vil det stå oppført på hver dato de personene som har vakt gjengitt med båtplass nummer "BP+nummer"


Vedlikehold av vaktlister

Vedlikehold av vaktlisten kan administrator eller superbruker for den enkelte marina justere. Her kan administrator sende SMS til hver av de som har satt seg opp på vaktlistene for de aktuelle dager.


Slipplister/serviceliste

Settes opp alt etter hvilke type slipp/service oppdrag eller løft med kran ol som hver havn har og som kan tilbys medlemmer/kunder av havna. Eller service løft alt etter hva den enkelte havn har av tilbud og tjenester. Slipplisten fungerer på samme måte som de andre listene bare det at her kan en legge inn de tjenestekostnader som er i de forskjellige produktene. Disse tjenestene kan overføres direkte til ordre/faktura dersom dette er aktivert for organisasjonen.


Vedlikehold av slipplister/service

Vedlikehold av slipp/servicelisten kan administrator eller superbruker for den enkelte marina justere. Listen åpnes under menyen «havnenavn», skroller så ned til «Slippliste» og trykker på den, da åpnes det en kalender og en velger så den aktuelle måned en skal legge inn slippkjøring.


Når en skal legge inn slipp dato, trykker man på den aktuelle dato en ønsker, en får da opp et bilde som heter legg til hendelser. I emnefeltet skriver en inn fro eks «slippkjøring» og så tilføyer en det klokkeslett som det passer med flo sjø. Eks «Slippkjøring kl 1730».


I neste felt setter en opp den som er ansvarlig slippkjører (søker i medlemslisten). Dersom det er en reserveslippkjører (søker i medlemslisten) og fylle dette inn i feltet ansvarlig slippkjører 2. Så setter en inn de valgte dato fra og til dato dvs den tiden slippen er opptatt.


Klokkeslettet som settes inn kan brukes som opp tid og den tiden som en ønsker å bruke fil utsetting. Feltet antall plasser er beregnet for de som har muligheter til å ta opp flere båter. I Feltet beskrivelse kan det legges inn en fritekst som kundene som booker seg inn kan lese når de trykker på den aktuelle slipp dato.


Administrator kan dersom en ønsker det legge inn medlemmer av havna inn på slipplisten for den aktuelle dato. Dette skjer i feltet legg til medlem/kunder når en har søkt opp medlem, og valgt riktig person, husk å trykk på + tegnet til høyre. Da vil aktuelt medlem bli vist i feltet «Oppførte medlemmer». Her vil det vises hvilke medlemmer som er booket inn på den dato. Nå kan administrator sende SMS til hver av de som har satt seg opp på slipp/service listene for de aktuelle dager.


Lokaler til leie lister

Dersom en havn har tjenesten utleie av lokaler, settes dette opp som de øvrige listen ved hjelp av kalenderfunksjon.


Vedlikehold av lokaler til leie lister

Vedlikehold av lokaler til leie listen foregår på samme måte som de øvrige liste.


Rediger bruker

Administrator kan rediger alle funksjoner på et personkort. Dette er kun for de som har Administrator tilgang.


Leiekontrakter

I hovedmenyen  "Ordre" kan en designe egne leiekontrakter eller kopiere inn leiekontrakter fra Word tekst. En må huske å ikke slette noen kode linjer som ligger fast i alle malene, for de henviser til hva som skal auto utfylles fra systemet. alle de er merket med "rødt understreket". En kan også legge inn logo, trykk på "Insert image" i topp menyen, husk at logoen må ligge som http:// det vil komme opp en forklaring når en trykker på ikonet "Please enter an image URL to insert"  Husk å sett markøren der en ønsker bildet eller logo i dokumentet.  Forøvrig er det en enkel tekst funksjon i systemet.


Se kontraktsmal

HavnaMi kan på forespørsel levere maler slik at den teksten som dere ønsker å benytte enkelt kan limes inn i kontraktsmalen. Her må en påregne noen timers arbeid som en engangs utgift. Når malene er på plass er det enkelt for administrator å foreta egen redigering.


Mine dokumenter

Ved å bruke denne menyen kan en legge inn PDF eller Word dokumenter som en ønsker å dele med enkelte medlemmer/kunder, denne funksjonen er kun for administrator.


Grid skjemaer

Grid skjemaer finnes under forskjellige flere meny valg. Ved bruk av disse skjemaene kan en utføre en mengde opperasjoner. Alle feltene i gridskjemet kan flyttes på og legges slik som en selv vil ha visningen. I "Hamburger menyen" oppe til høyre den som vises som tre horinsotale streker, kan en velge det som skal vises i den enkelte gridvisning. Systemet vil huske griden som du legger opp til for visning neste gang du logger deg inn i systemet og åpner griden. Dette for at du enkelt skal finne frem til den siste arbeidsoppgaven. Alle feltene "Navne feltene" i griden er er klikkbar, og ved å klikke på navnet  vil kolonnen automatisk justeres eks. (tall kollonne) vil sorteres fra laveste til høyeste verdi , eller snues slik at høyeste verdi kommer først og så i synkende verdi, eller en kan ved å klikke på en tekst kolonne få kolonnen alfabetisk. I det blanke feltet under navn kan en skrive inn de ønskede søke tall eller ord.


Vis Bedriftskunder

Når du går inn på menyen "Medlemmer/Kunder" og velger undermenyen "Medlemmer/kunder" da vil du få opp en grid liste over alle medlemmer/kunder i din organisasjon. I hamburgermenyen oppe til høyre i griden finner du de enkelte valgmuligheter for visning av Grid listen. Her velger du "Bedrift". Ved dette valget vil du få opp alle som er registrert som bedriftskunder i din organisasjon. Du kan også hake ut menyvalget i griden "Vis bedriftskunder" da vil bedriftskundene vises i griden. Under Handling kan du så åpne hvert enkelt kundekort.


Vis medlemmer med skjult nummer

Når du har valgt gridvisning av "Medlemmer/kunder" og har åpnet griden kan du velge innenfor din organisasjon ved å flagge ut "vis kun medlemmer/kunder med skjult mobilnummer" da vil alle  kunder/medlemmer som har skjult mobilnummer i din organisasjon vises i griden, og du kan gjøre de valg som er tilgjengelig i dette menyvalget.


Send E-post/SMS

I grid visningen "Medlemmer/kunder" kan du velge å sende E-post til enkelte eller alle medlemmer/kunder som er i din organisasjon. Du kan filterer på båtplass, postnummer, pir/kai ol. alt innenfor de valg som grid menyen gir deg anledning til. det samme gjelder for SMS utsendelser.


Opprett leiekontrakt

Under menyen "Ordre" finner en to menyvalg "Se kontraktsmal og Opprett kontraktsmal". Vi skal nå se på hvordan en oppretter en kontraktsmal. Når en åpner denne menyen vil en få opp en enkel tekstbehandlings boks der en kan skrive navn på den ønskede kontrakt.  For at systemet skal kunne fylle inn de riktige opplysninger i en kontrakts mal som er mot medlemmer/kunder så er det visse parameter som må legges inn disse kan en administrator ikke utføre her må administrator kontakte systemansvarlig fo å legge inn de riktige parameter som systemet så henter fra de respektive kolonner i eks kunde kort - bestillings detaljer eller opplysninger fra havna. når det er gjort kan en skrive inn den teksten som er ønskelig. foe nærmer informasjons detaljer må administrator kontakte systemansvarlig.


Hamburgermeny

Hamburgermeny er en betegnelse på menyen som er på alle Grid lister denne er oppe til høyre og har en drop dowm meny. Ikonet for Hamburgermeny er tre horisontale små streker. Ved å trykke på denne vil en kunne velge det kolonnene som skal vises i gridmenyen. Tømme alle filtre, eller velge Excel utskrifter av Grid visningen, her er det to valgmuligheter "Eksporter alle data" da vil en få alle kolonnene som er i tilgjendgelig  i den gridmenyen. eller en kan velge "Eksporter synlige data" da vil en få en Excel liste med de valgte kolonner som vises i det aktuelle grid bildet.


Ordre

Under ordre funksjonen kan en velge 7 undermenyer :


Opprett ordre

I dette bildet kan en lage en ordre.

I feltet Organisasjon vil alltid den organisasjonen som du som administrator tilhører være ferdig utfylt.

I feltet Kunde kan en søke opp den kunden eller medlemmet som ordren skal opprettes mot, her søker systemet i kundebasen og foreslår etter hvert som du skriver alle alternativer i en dropdown, når du så har funnet det rette navnet trykker du på + tegnet til høyre og navnet er da låst, Søppelboksen kanselerer et valg og en kan foreta et nytt søk.

I feltet Faktura e-post  vil e-posten som er på kundekortet bli autofylt, dersom kunden skal ha fakturaen til en annen adresse kan denne fylles inn mauelt eller en kan bruke  mellomrom som  seperasjon dersom fakturaen skal sendes til flere e-poster. 

I feltet Kommentar kan administrator fylle inn personlig opplysning som ikke vil vises på ordren kun i det bildet som administrator har tilgang til.

Ved å flagge ut  Gjentagende  ordre vil denne ordren bli til en ordre som klargjøres automatisk til utkjøring etter valgte perioder som -År - Halvår - Kvartal - Måned. Systemet vil foreslå dagens dato men dette kan overstyrer og en kan velge startdato. en kan også velge hvor lenge den valgte ordren skal kjøres, med start og stopp tid.

I feltet Status vil det så lenge en jobber i ordre og ikke har opprettet ordre eller faktura stå "Kladd". Dette feltet endrer seg automatisk og kan ikke overskrives.

I feltet Fakturadato legger systemet inn automatisk dagens dato, denne kan en overstyre. Systemet henter inn automatisk forfallsdato alt etter hva som er innstilt fra organisasjonen, eller en kan overstyre og skrive inn ønskede forfall på den enkelte ordre.

I feltet Referanse fylles det inn automatisk navnet på den som har rettigheter til å lage ordre for organisasjonen. Her kan en endre dette navnet manuelt etter ønske.

I feltet Leiekontrakt her kan en velge i dropdown menyen den kontraktsmalen som skal følge med fakturaen eller ordren når den sendes til kunde/medlem. Dette vil ikke overføres til regnskap da enkelte regnskapssystemer ikke mottar vedlegg.

I feltet Båthavn er det lagt opp til dersom organisasjonen har flere marinaer eller båthavner at en kan da velge den marinaen som kunden har båtplass, det vil da komme opp de aktuelle båtplassene kunden har og en kan velge den plassen som ordrelinjen skal inneholde.

I feltet Vedlegg her kan en velge et vedlegg som skal følge med fakturaen som sendes direkte til kunden, dette vil ikke kunne overføres til regnskap da enkelte regnskapssystemer ikke mottar vedlegg.

Fakturalinjer viser alle feltene som er til for å kunne produsere en ordre, her er det enkelte felter som kan overskrives og som er søkbare ut fra produktoversikten. Når en så er ferdig og har fårr lagt inn de opplysninger som skal være med i ordere, velger en Opprett ordre- da vil ordren overføres til "Se ordre


Se ordre

Denne grid løsningen viser de ordrene som er produsert i organisasjonen. Her finner en oversikt over organisasjonen og en kan velge hvilket årstall en vil ha i visningen. I Hamburgermenyen til høyre kan en velge de kolonnene som skal vises i griden: Fakturanummer-Organisasjon-Kundenummer-Fornavn-Etternavn-Bedrift-Telefon-E-post-Brygge-Beløp(inkl mva eller eks mva)-Status-Kid-Sendt-Betalt-Eksportert-Eksportert til post-Betalingspåminnelse sendt- Opprettet-Gjentagende og handlings funksjon. Alle kolonnefeltene kan flyttes ved å holde musknappen inne når en er inne i selve kolonnen og da fungerer "Drag and drop"  Det er også en funksjon som en kan aktivere dersom en vil kun se de forfalte fakturaene. Når en skal sende ut fakturaer markerer en bare de aktuelle eller valget alle fakturaer. Da kan man trykke på den blå menyen "Gjør følgende med valgte ordrer" Da vil en "Drop down" meny åpnes der en finner følgende valgmuligheter: Send faktura på e-post - Send betalingspåminnelse - Eksporter til CSV/Excel - Sett markerte ordrer som fakturert - Overfør til brev utsending - (eller valg Eksporter til XXXX) her er det aktuelle regnskapssystem eller annen Api tjeneste.


Se innbetalinger

Denne funksjonen er kun dersom din havn har opprettet OCR funksjonen med organisasjonens bankforbindelse denne tjenesten har en egenkostnad for oppretting. Ved denne funksjonen aktivert vil du kunne følge med på alle innbetalingene, HavnaMi sjekker en til to ganger i døgnet organisasjonens bankkonto for innbetalinger. I denne gridløsningen finner du: Transaksjonsid-Transaksjonsnr-Fra konto-Til konto-Fakturanr-Organisasjon-Kundenummer-Fornavn-Etternavn-e-post-Beløp-Beløp OCR-Kid-betalt-Betaltdato. Alle kolonnefeltene kan flyttes ved å holde musknappen inne når en er inne i selve kolonnen og da fungerer "Drag and drop" 



Se kontraktsmaler

Kontraktsmalene ligger menyvalget "Ordre"- se kontraktsmal, kontraktene kan en selv redigere som et vanlig tekstdokument. en må huske å lagre alle endringer som gjøres. En må også ta høyde for at denne tekst modulen er sterkt begrenset. når en redigerer en kontraktmal må en ikke fjerne noen av url henvisningene for de peker mot fungsjoner i HavnaMi systemet dette for auto utfylling av data fra programmet.


Opprett kontraktmal

Opprett kontraktsmal ligger under menyvalget "Ordre" når en åpner en ny kontrakts mal, vil denne ligge under den organisasjon som en tilhører. I kolonnen "Navn" legger en inn det som kontraktsmalen skal hete.  Ved å legge markøren i det tomme felte og klikke så vil funksjons raden som brukes i tekstmalen åpnes. det er fult mulig å kopiere inn et ferdig dokument som en tilpasser. En må huske å kopiere inn de url hevisningene fra tidligere maler for å få autoutfyll av data. Husk å lagre ved å trykke på " opprett leiekontrakt"


PDF utskrift av Brygge
Ved å trykke på menyen "Havner", deretter på undermenyen "Se Havner" vil du få en oversikt over dine havner. Lokaliser havnen hvor gjeldende Brygge du vil ha utskrift av ligger. Du får da en ny side hvor du kan velge hvilken brygge det gjelder under en dropdown meny. Deretter får du valget om du vil ha det sortert i stigende eller synkende rekkefølge. Så får du valget om hvilken side av bryggen du vil skal vises. Venstre, høyre eller begge sider om begge er huket av. Når dette er gjort kan du bestemme hvilken nummer listen skal gå fra og til, dette valget er på både høyre og venstre side.


Strømsøyler

Denne funksjonen gir deg anledning til å holde styr på strømforbruket mot båtplasser og landanlegget. Her designer vi søylene og plasserer de riktig etter havnas ønske. Det vi tenger er Excel liste over hvor mange søyler det er på hver pir og land område og hvor mange strømuttak det er på hver søyle. Vi kan også legge inn en start avlesning og knytte dette opp mot den aktuelle bruker dersom det er ønskelig.


Søyletyper

HavnaMi takler 4 forskjellige avlesnings normer.

Faststrøm avtale. 

Manuell avlesning av måler.

Automatisk avlesning via Wifi - dette vil medføre oppstarts kostnad.

TallyKey system for automatisk avlesning og med åpning -stenging av hvert enkelt uttak i søylen - dette medfører en oppstarts kostnad og lisens fra tredjepart.


Visning av strømsøyler

Strømsøylene har eget symbol som vises på oversikts kartet over havna med "Rødt symbol med gult lyn" ved å føre musperer eller klikke på symbolet får en opp navn på brygge/eller landplass og søyle nummer. Samt en oversikt over strømuttakene med navn på brukerne på den aktuelle søylen.


Strømavlesning

Når en skal foreta strømavlesning  for den enkelte måler på en søyle. Åpner en oversikten i havnekartet velger så bort visningen "Båtplasser" og velger så vis "Strøm" alle strøm symbolene vil da vises i havne bildet og dette vil gjøre valgene av søyle som skal jobbes med enklere.  En velger så «Oversikt" og en får da opp alle kundene på den aktuelle søylen. Velg deretter blyant symbolet "Oppdater strømuttak" under handling. Og velger den kunden som en skal foreta avlesning på. Når en har notert ned den nye målerstanden, trykker en så "Lagre og gå til søyle" En blir så løftet tilbake til oversikten for alle strømuttakene til den aktuelle søylen. Og en kan gjenta operasjonen for neste kunde. Når alle er avlest for den aktuelle søylen velger en nede på siden "Gå til havn og vis strømuttak"

Avlesning av strømforbruket gjøres for den enkelte bruker ved å trykke på navnet på den bruker som en ønsker å avlese forbruket på. Får en opp et skjema som heter "Oppdater strømuttak".  Der fyller en ut feltet som er merket med Kwh* dette blir dagens avlesning. eller man kan endre dato ved å skrive ny dato eller velge fra kalender til høyre ved datofeltet. Deretter trykker en på "Registrer avlesning", når en så har lest av alle strømuttakene på søylen kan en velge alle uttakene og sende de til ordre, eller skrolle helt ned å trykke på "Gå til havn og vis strømuttak". En vil da bli løftet over til havneoversikten og kan da velge ny strømsøyle for avlesning. En kommer da direkte til havnen og kun strømsøylene vil vises i oversiktsbildet.


QR-kode avlesning av strømsøyler.
Begynn med å ta fram kameraet på din telefon, lokaliser så strømsøylen sin QR-kode. hold kameraet over QR-koden og trykk så på skjermen, du vil da få muligheten til å åpne en side i nettleseren, og  går deretter inn på nettsiden. Her må du passe på at du er innlogget på telefonen i HavnaMi som administrator eller med en superbruker som har fått rettigheter til strømavlesning. Du får da opp skjemaet "Oppdater Strømuttak" og fyller inn dette som ved vanlig strømavlesning. (Se punktet over, "Strømavlesning"). 


MVA

Denne funksjonen viser de tre aktuelle MVA satsene som en kan velge til de produktene som er MVA pliktige. Dette er kun aktuelt for havner som har konvensjonell drift.  


Gjentagende produkt

Denne funksjonen er til bruk for de produkter som er gjentagende, dvs dersom det er et produkt dom skal faktureres etter faste frekvenser «Velg periode» År – halvår- kvartal og mnd. og en kan velge «Aktiv fra» her angir en fra dato, da vil systemet gi en påminnelse x antall dager før neste forfall, slik at en kan kontrollere fakturaen før den effektueres. En kan også sette en til dato dette er frivillig dersom fakturaen skal ha en viss varighet.


Produktoversikt

Under ordremenyen finner en valget  "Se produkt" her finner en alle de produktene som organisasjonen har lagt inn og som brukes i til de forskjellige marinaer eller de tjenester som organisasjonen tilbyr.


Opprett produkt

Ved dette valget kan en legge inn nye produkter, her må alle feltene som er markert med stjerne fylles ut. når en har fylt ut de nødvendige opplysninger velger en om produktet skal være gjentagende ved å flagge "Gjentagende produkt".

Og en må velge at produktet skal være "Aktivt" en kan etter på dersom man ønsker det marker produktet som ikke aktivt, men en kan ikke slette et produkt som er brukt i en ordre men en kan sette det som ikke aktivt.

når dette er utført må en huske på å trykke "Opprett produkt"


Prisjustering av produkt

Ved å foreta en prisjustering her kan en velg noen produkter eller alle produktene som skal justeres. Her kan en enten velg % justering eller kronejustering. Produkter som har gjentagende funksjon vil også bli justert til den siste gjeldende pris etter prisjusteringen.


Produkt nummer

I feltet produkt nummer fyller en inn det produktnummeret som den aktuelle varen eller tjenesten skal ha. her der det frivillig hvilke nummerserie som hver organisasjon velger.


Hovedsbokskonto 

Dette feltet er frivillig å bruke det kan brukes i de tillfeller når en organisasjon vil overføre ordre faktura over til regnskapssystemet for avstemming mot regnskap. Her bruker en som regel regnskapskonto som er avstemt i henhold til NS.


Navn

Denne kolonnen beskriver hvilke navn produktet eller tjenesten skal ha. Og vil komme i klartekst på ordre/faktura.


Beskrivelse

Denne kolonnen er kun for notat for den enkelte organisasjon og vil ikke vises i navnefeltet på ordre/faktura


Type 

Dersom en ikke bruker andre valg som vises i dropdown menyen, de valgene vil auto utfylle de verdier som er valgt, eks dugnadstimer, slipp og reolplass.  Vi anbefaler at det brukes de foreslåtte begrepet "Produkt"


Enhet

Her kan en velg om det skal være antall- stk- pris per år ol.


Pris

Alle prisene må oppgies eks mva. for valget "Mva" gir en mulighet til å velge "Ingen mva"

"Lav sats 10%" "Redusert sats 15%" "Generell sats 25%"

Systemet beregner selv ut fra de satsene som velges, dette vil bli vist på ordre/faktura.




FacebookYouTube